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Für unbestimmte Zeit bieten Addison-Wesley und André Minhorst den kompletten Inhalt des Buchs als Download an. Schauen Sie rein und informieren Sie sich über den Inhalt! Und wenn Ihnen das Buch nützlich erscheint und Sie glauben, dass Sie etwas gelernt haben oder durch das Gelesene sogar etwas Zeit und somit Geld bei Ihrer Arbeit einsparen konnten, können Sie sich ja beim Autor und beim Verlag revanchieren - beispielsweise durch den Kauf dieses Buchs.

Am schönsten wäre es natürlich, wenn Sie das Buch direkt hier bestellen - Sie erhalten das Buch dann direkt vom Verlag, und der Autor und Verlag haben dann noch mehr davon, als wenn Sie es anderswo kaufen.

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2.1.3 Schlüssel festlegen

2.1.4 Eigenschaften festlegen

Mit den Eigenschaften der Tabelle und der Felder können Sie beispielsweise die Optik und die Ergonomie der Tabelle auch im Hinblick auf die spätere Verwendung als Datensatzquelle für Formulare und Berichte verbessern. Die Bedeutung und die Werte der einzelnen Eigenschaften können Sie der Onlinehilfe entnehmen, die folgenden Abschnitte stellen deren Anwendung für spezielle Fälle vor.

Autowertfelder anpassen

Mit der Eigenschaft Neue Werte können Sie festlegen, wie Access Autowerte für neue Datensätze bestimmt: Entweder ermittelt Access den aktuell größten Wert und zählt 1 dazu ( Inkrement) oder wählt einen zufälligen Wert aus ( Zufall).

Feldgrößen voreinstellen

Die Feldgröße legt fest, welche maximale Größe (Textfelder) oder welchen Wertebereich (Zahlenfelder) ein Feld hat. Beachten Sie, dass Sie damit immer den maximalen Wert festlegen - das birgt einige Gefahren: Bei Textfeldern sollten Sie etwa immer die maximale Größe 255 verwenden, außer Sie möchten die Anzahl der verwendeten Zeichen einschränken (etwa auf 7 für Postleitzahlen wie D-47137).

Das ist insofern wichtig, als der Irrglaube herrscht, dass die Feldgröße bei Textfeldern die Anzahl der reservierten Zeichen repräsentiert, was nicht richtig ist. Bei Zahlen ist das anders: Diese belegen immer die in der Tabelle 2.1 angegebene Anzahl Bytes; die Feldgröße von Zahlenfeldern sollten Sie daher immer so auslegen, dass die größten zu erwartenden Werte soeben hineinpassen.

In dem Zusammenhang ist interessant, dass Sie in den Access-Optionen unter Objekt-Designer|Tabellenentwurf den Standardfeldtyp, die Standardtextfeldgröße und die Standardzahlenfeldgröße festlegen können.

Wenn Sie hier etwa für die Standardtextfeldgröße den Wert 255 einstellen, kann zumindest kein Benutzer zu Ihnen kommen und sich beschweren, dass mal wieder nur 50 Zeichen in ein Feld zur Eingabe von Internetadressen passen - nur, weil Sie vielleicht einmal zu sparsam waren (50 Zeichen war übrigens in älteren Access-Versionen mal die voreingestellte Standardeinstellung, jetzt sind es 255 Zeichen).

Richtiges Format anzeigen

In Formularen und Berichten können Sie für Steuerelemente mit der Format-Eigenschaft festlegen, in welchem Format ihr Inhalt angezeigt werden soll. Da der Inhalt in der Regel immer im gleichen Format erscheinen soll, können Sie eine Menge Arbeit sparen, indem Sie das Format des Feldes direkt im Tabellenentwurf festlegen.

Dazu verwenden Sie ebenfalls die Format-Eigenschaft. Je nach dem gewählten Felddatentyp stehen unterschiedliche vordefinierte Formate zur Verfügung, zu denen Sie in der Onlinehilfe ausgiebige Informationen erhalten (etwa über F1|Suche nach: Format Datum).

Sie können auch eigene Formate entwerfen: Mehr dazu erfahren Sie in Abschnitt 2.4.2, »Format der Werte (semantische Integrität)«.

Beschriftungen in Formularen und Berichten vorbereiten

Wenn Sie später Tabellenfelder in Formulare und Berichte einfügen, verwendet Access automatisch den Tabellennamen als Beschriftungsfeld des jeweiligen Steuerelements. In manchen Fällen ist das nicht gewünscht, dass Sie beispielsweise in Feldnamen keine Umlaute verwenden sollten oder dort Unterstriche und Abkürzungen einsetzen (mehr über optimale Feldnamen in Abschnitt 2.2.2, »Feldnamen«).

Wenn Sie später immer wieder die Feldnamen in lesbare Steuerelementbeschriftungen ändern müssen, kann das auf Dauer nerven. Mit der Eigenschaft Beschriftung können Sie jedoch global den Text festlegen, der statt des Feldnamens als Beschriftungstext zum Einsatz kommt. Geben Sie hier also etwa für das Feld GeaendertAm den Wert Geändert am an.

Globale Validierung

Für die Validierung von Daten können Sie durch passend programmierte Formulare und Steuerelemente sorgen, oder Sie legen einige dafür geeignete Eigenschaften von Tabellen und Feldern fest. Diese werden bei jeder Änderung von Daten über die Benutzeroberfläche herangezogen, also nicht nur beim Ändern der Daten direkt in der Tabelle.

Die Eigenschaften Gültigkeitsregel und Gültigkeitsmeldung dienen dazu, Regeln für den Wertebereich der einzugebenen Daten aufzustellen. Mehr zu diesem Thema erfahren Sie in Abschnitt 2.4.1, »Integrität der Werte (Wertbereichsintegrität)« und in der Onlinehilfe unter den entsprechenden Begriffen.

Eine weitere Möglichkeit der globalen Validierung liefert die Eigenschaft Eingabeformat. Damit geben Sie an, wie der einzugebende Ausdruck im Detail aufgebaut sein muss.

Weitere Informationen zu dieser Eigenschaft finden Sie in Abschnitt 2.4.2, »Format der Werte (semantische Integrität)«.

Standardwerte von Tabellenfeldern

Eine weitere Vereinfachung bei der Eingabe von Daten ist das Bereitstellen von Standardwerten. So können Sie etwa einen statischen Wert vergeben oder eine Funktion zur Ermittlung eines Standardwertes heranziehen.

In beiden Fällen tragen Sie den passenden Ausdruck in das Feld für die Eigenschaft Standardwert ein. Beispiele:

  • 0: füllt das Feld mit dem Wert 0.
  • Datum(): füllt das Feld eines neuen Datensatzes mit dem aktuellen Datum
  • Die Einstellungen für die Eigenschaft Standardwert wirken sich auch auf den Einsatz des Feldes in Formularen aus. Access 2007 stellt im Gegensatz zu den Vorgängerversionen den Standardwert von Long-Feldern nicht mehr automatisch auf 0 ein.

    Unterdatenblätter

    Unterdatenblätter sind unter Umständen ein performance-fressendes Feature, das mit Access 2000 eingeführt wurde. Diese bieten die Möglichkeit, innerhalb der Datenblattansicht einer Tabelle alle zu einem Datensatz gehörenden Datensätze aus einer verknüpften Tabelle anzuzeigen. Da Sie Daten mit Formularen/Unterformularen meist wesentlich übersichtlicher darstellen können, sollten Sie diese Option meist abschalten. Dazu stellen Sie die Eigenschaft Unterdatenblattname einer jeden Tabelle in der Entwurfsansicht auf [Keines] ein. Die Funktion hat aber auch Vorteile: Wenn Sie beispielsweise die Unterdatensätze zu mehreren Datensätzen gleichzeitig anzeigen möchten, ist dies ein sehr einfacher Weg.

    Nächster Abschnitt:

    2.1.5 Beziehungen herstellen

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