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2.1.5 Beziehungen herstellen

2.1.6 Nachschlagefelder mit Wertliste

Die oben vorgestellten Nachschlagefelder können Sie auch ohne den Einsatz einer Tabelle realisieren. Dazu speichern Sie die zu verknüpfenden Daten in einer so genannten Wertliste, indem Sie diese durch Semikola voneinander getrennt auflisten. Sinnvoll ist dies, wenn die mit dem Nachschlagefeld auszuwählenden Daten überschaubar sind und der Bestand sich nicht oder nur selten ändert (warum dies so ist, erfahren Sie weiter unten). In allen anderen Fällen verwenden Sie besser eine Tabelle als Datensatzherkunft.

Ein Beispiel ist etwa das Geschlecht von Personen. Diese können Sie in einer eigenen Tabelle speichern, aber da voraussichtlich in nächster Zeit zu männlich und weiblich nicht viele zusätzliche Einträge hinzukommen werden, können Sie hierfür auch eine Wertliste verwenden.

Die Eigenschaften für ein Nachschlagefeld namens Geschlecht sehen so aus wie in Abbildung 2.24. Im Vergleich zu den vorgegebenen Werten brauchen Sie nur die Eigenschaft Steuerelement anzeigen auf Kombinationsfeld und dann Herkunftstyp auf Wertliste und Datensatzherkunft auf "männlich";"weiblich" einzustellen; die übrigen Werte können Sie beibehalten.

Abbildung 2.24: Einstellungen für ein Nachschlagefeld mit Wertliste

Die Eingabe der Wertlisten-Elemente ist mit Access 2007 noch einfacher geworden (vorausgesetzt, die Eigenschaft Wertlistenbearbeitung zulassen ist aktiviert und die Wertliste ist einspaltig): Sie müssen nur noch auf die beim Aktivieren des Textfelds erscheinende Schaltfläche mit den drei Punkten (...) klicken und im folgenden Dialog die einzelnen Einträge in jeweils eine eigene Zeile zu schreiben (siehe Abbildung 2.25). Auch einen Standardwert können Sie dort auswählen; dieser wird direkt in die passende Eigenschaft Standardwert auf der Registerseite Allgemein eingetragen.

Abbildung 2.25: Eingabe von Listenelementen einer Wertliste per Dialog

Dieses Feature ist insofern nett, als es die Eingabe der zur Verfügung stehenden Werte erleichtert. Sie können es aber auch deaktivieren, indem Sie die Eigenschaft Wertlistenbearbeitung zulassen auf Nein einstellen. Und das ist - sobald Sie die gewünschten Werte eingetragen haben - dringend anzuraten: Auch, wenn Sie dem Anwender keine Möglichkeit geben, direkt auf die Datenblattansicht von Tabellen oder Abfragen zuzugreifen, erhält er Zugriff auf diesen Dialog, wenn er in einem Formular ein Kombinationsfeld aufklappt, dass an ein Feld mit den oben beschriebenen Nachschlagefeld-Eigenschaften gebunden ist. Es erscheint dann ein kleines Symbol unterhalb der Liste, mit dem der Anwender diesen Dialog öffnen kann.

Prinzipiell nimmt Ihnen Access damit eine Menge Arbeit ab, aber das Hinzufügen von Einträgen auf diese Weise hat einen entscheidenden Nachteil: Sie haben keine Möglichkeit, die hinzugefügten Werte zu validieren - so kann der Benutzer dort etwa mehrere leere Zeilen einfügen oder bereits verwendete Listeneinträge aus der Liste entfernen. Wenn der Benutzer Daten hinzufügen können soll, verwenden Sie besser ein Kombinationsfeld, das beim Eintragen eines nicht vorhandenen Datensatzes eine entsprechende Prozedur aufruft, mit der Sie die Daten validieren können (weitere Informationen hierzu siehe Kapitel 4, »Formulare«, Abschnitt 4.8, »Eingabevalidierung«).

Der zweite Nachteil ist, dass Sie keine mehrspaltigen Wertlisten bearbeiten können, die in der ersten Spalte etwa eine nicht angezeigte ID und in der zweiten Spalte den tatsächlichen Wert anzeigen.

m:n-Beziehung für Wertlisten

Access 2007 vereinfacht auch die Auswahl mehrerer Einträge einer Wertliste als Inhalt eines einzigen Feldes. Im Grunde sind diese Felder die m:n-Beziehungs-Variante der oben vorgestellten 1:n-Beziehungs-Wertlisten. Der einzige Unterschied ist, dass Sie hiermit nicht nur einen, sondern mehrere Einträge der angegebenen Wertliste auswählen können. Das ist ganz einfach: Sie müssen lediglich einige Eigenschaften auf der Nachschlagen-Registerseite der Feldeigenschaften des betroffenen Feldes ändern.

Die wichtigste Eigenschaft lautet Mehrere Werte zulassen: Stellen Sie diese auf Ja ein. Als Beispiel dient die Tabelle aus Abbildung 2.26, mit der man zu jedem Artikel mehrere Lieferanten auswählen können soll.

Anschließend können Sie - vorausgesetzt, es sind Daten vorhanden - mit der Auswahl mehrerer Datensätze für nur ein einziges Feld beginnen (siehe Abbildung 2.27). Abbildung 2.28 zeigt, wie Access den Feldinhalt nach dem Bearbeiten anzeigt.

Im Prinzip ist dies eine vereinfachte Form der m:n-Beziehung, mit der Ausnahme, dass Sie nicht den üblichen Zugriff auf die verknüpften Daten in einer weiteren Tabelle haben. Laut Microsoft speichert Access dieses Daten aber dennoch in passenden, versteckten Tabellen, auf die der Anwender aber über die Benutzeroberfläche keinen direkten Zugriff wie auf die anderen Tabellen erhält.

Abbildung 2.26: Einstellungen für ein Nachschlagefeld mit Mehrfachauswahl

Abbildung 2.27: Ein mehrwertiges Nachschlagefeld

Abbildung 2.28: Anzeige der in einem mehrwertigen Feld ausgewählten Daten

Nächster Abschnitt:

2.1.7 Tabelleninformationen im Überblick

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