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2.7 Datenmodell-Muster

2.7.1 Adressen-/ Kundenverwaltung

Wer mit Access arbeitet, hat in den meisten Fällen auch schon einmal eine Adressverwaltung programmiert, wenn er sich nicht sogar am Beispiel einer Adressverwaltung in Access einarbeiten durfte. So trivial wie diese Anwendung zunächst scheint, so kompliziert kann sie in bestimmten Fällen werden. Das gilt insbesondere dann, wenn nicht nur Adressen mit den üblichen Daten wie Name, Straße, PLZ, Ort und den Kontaktdaten wie Telefon oder E-Mail gefragt sind, sondern auch die Unternehmen der jeweiligen Personen ins Spiel kommen. All diese Daten lassen sich leicht in einer Tabelle unterbringen, die beispielsweise tblPersonen heißt. Unter Umständen hängt an dieser Tabelle noch eine Lookup-Tabelle mit den Anreden (siehe Abbildung 2.68).

Was auffällt, sind die vielen Kontaktmöglichkeiten via Telefon oder E-Mail. Diese lassen sich leicht in eine weitere Tabelle ausgliedern, die per 1:n-Beziehung mit der Tabelle tblPersonen_1 verknüpft wird (siehe Abbildung 2.69).

Wenn Sie aber mehr aus den Adressen machen möchten - etwa um sich in Richtung Customer Relation Management zu bewegen - wird es komplizierter. Der erste Schritt in diese Richtung ist, dass Sie die im Feld Firma gespeicherten Unternehmen in einer eigenen Tabelle speichern und von der Tabelle tblPersonen auf diese Tabelle verweisen. Dadurch können Sie alle Unternehmensdaten in einer einzigen Tabelle unterbringen und diese konsistent halten.

Abbildung 2.68: Datenmodell einer einfachen Adressverwaltung

Abbildung 2.69: Adressentabelle mit ausgegliederten Kontaktmöglichkeiten

Abbildung 2.70 zeigt, wie das Datenmodell nach dieser weiteren Änderung aussieht. Die Unternehmensdaten sind komplett in der Tabelle tblUnternehmen_2 untergebracht, auf die nun von der Tabelle tblPersonen_2 verwiesen wird. Dies ist ein Zustand, auf dem man eine CRM-Anwendung aufbauen kann - Unternehmen und Personen befinden sich in einzelnen, miteinander verknüpften Tabellen.

Damit ist sichergestellt, dass nicht zwei Datensätze der Personen-Tabelle unterschiedliche Firmendaten enthalten, wie das noch in der Fassung in Abbildung 2.69 möglich war. Außerdem können Sie jedem Unternehmen beliebig viele Personen zuordnen.

Abbildung 2.70: Personen und Unternehmen

Das Ende der Fahnenstange ist damit allerdings noch lange nicht erreicht. Die Unternehmen lassen sich noch zu Konzernen zusammenfassen, was eine weitere Tabelle erfordern würde.

Auch über die Beziehung zwischen Personen und Unternehmen ist noch nicht das letzte Wort gesprochen: Was ist beispielsweise mit freien Mitarbeitern, die Sie schließlich auch unter einer beruflichen Telefonnummer erreichen möchten? Freie Mitarbeiter sind ja gerade deshalb »frei«, weil sie nicht nur für ein einziges Unternehmen arbeiten. Theoretisch müssten Sie also zwischen Personen und Unternehmen eine m:n-Beziehung erstellen.

Und wie gehen Sie vor, wenn Sie eine Liste nicht nur aller Unternehmen oder aller Personen, sondern etwa eine Gesamtliste von Unternehmen und Personen ausgeben möchten? Gegebenenfalls könnten Sie die gewünschten Daten per UNION-Abfrage zusammenfassen (was eine UNION-Abfrage ist, erfahren Sie in Kapitel 3, »Abfragen«, Abschnitt 3.5).

Wie Sie sehen, ist die Verwendung der Adressdaten von Unternehmen und Personen keine triviale Angelegenheit. Die genannten Konfigurationen sind Beispiele, die Sie beim Erstellen einer Adressenverwaltung nach Sichtung der individuellen Gegebenheiten berücksichtigen können.

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2.7.2 Rezepteverwaltung

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