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2.7.13 Fahrtenbuch

3 Abfragen

Abfragen sind die Schnittstelle zwischen den in den Tabellen enthaltenen Daten und den für die Bearbeitung und Anzeige zuständigen Formularen und Berichten sowie für die Weiterverarbeitung per VBA.

Genau wie Tabellen sollten die Benutzer einer professionellen Datenbank auch eine Abfrage nie zu Gesicht bekommen. Sie dient lediglich dazu, die Daten für die eigentliche Bearbeitung aufzubereiten.

Dabei gibt es verschiedene Möglichkeiten:

  • Einschränken der Felder einer Tabelle: Mit einer Abfrage können Sie die Felder auswählen, deren Inhalte als Abfrageergebnis angezeigt werden sollen.
  • Einschränken der Daten einer Tabelle: Genau wie die Felder können Sie auch die anzuzeigenden Datensätze einer Tabelle per Abfrage einschränken. Dazu verwenden Sie ein geeignetes Kriterium für eines oder mehrere Felder.
  • Zusammenführen der Daten verschiedener Tabellen: Nach der Normalisierung liegen Daten in vielen Fällen in mehreren, miteinander verknüpften Tabellen vor. In einer Abfrage können Sie die Felder der verknüpften Tabellen wieder zusammenführen und - in den meisten Fällen - wie eine einzige Tabelle verwenden.
  • Zusammenführen der Daten gleichartiger Tabellen: Auch wenn man gleichartige Daten aus verschiedenen Tabellen benötigt - etwa die Namen der Mitarbeiter aus der Mitarbeitertabelle und diejenigen aus der Kunden-Tabelle -, hilft eine Abfrage weiter (siehe Abschnitt 3.5, »UNION-Abfragen«).
  • Spezielle Aufbereitung von Daten: Mit Hilfe von Kreuztabellenabfragen lassen sich Daten wie beispielsweise die Verkaufszahlen von Produkten in bestimmten Zeiträumen in einer Art Matrix ausgeben.
  • Berechnungen auf Basis der Felder der zugrunde liegenden Tabellen ausführen: Berechnete Werte in Tabellenfeldern sind bekanntlich tabu, da diese zu redundanten Daten führen. Daher gehören Berechnungen in Abfragen.
  • Abfragen werden Sie überall antreffen: Als Datensatzquelle von Formularen und Berichten, als Datensatzherkunft von Kombinations- und Listenfeldern, als Datenquelle von Recordset-Objekten in VBA-Code und vielleicht auch als Bestandteil einer weiteren Abfrage.

    Weil Abfragen so wichtig sind, stellt Access eine mächtige Entwurfsansicht dafür bereit, die nur wenig Wünsche offen lässt. Zwar lassen sich dort keine UNION-Abfragen oder PassThrough-Abfragen eingeben; dafür ist aber eine zusätzliche SQL-Ansicht vorhanden, in die man nicht nur diese Abfragen eingeben, sondern mit der man auch den SQL-Text der anderen Abfragen ausgeben kann.

    Wie Sie vielleicht zu Beginn des Buches gelesen haben, setzt dies grundlegende Kenntnisse im Umgang mit Access voraus. Daher finden Sie im Folgenden auch keine detaillierte Beschreibung für die Anwendung der Abfrage-Entwurfsansicht, sondern lediglich eine kurze Einführung in das Anlegen von Abfragen mit Access 2007 und - wesentlich umfangreicher als die Einführung - Informationen zu oft benötigten Vorgehensweisen im Zusammenhang mit Abfragen. Dabei findet gelegentlich ein Vorgriff auf die in Kapitel 8, »Access-SQL«, enthaltene umfassende Beschreibung der Abfragesprache SQL statt.

    Nächster Abschnitt:

    3.1 Anlegen von Abfragen mit Access 2007

    Abschnitte dieses Kapitels:

    3.1 Anlegen von Abfragen mit Access 2007

    3.2 Abfragen mit Anlage-Feldern und mehrwertigen Feldern

    3.3 Verwendung von Abfragen als Datensatzquelle oder Datensatzherkunft

    3.4 Aktualisierbarkeit von Abfragen

    3.5 UNION-Abfragen

    3.6 Suchen in m:n-Beziehungen

    3.7 Handhabung von 1:1-Beziehungen

    3.8 Extremwerte per Abfrage ermitteln

    3.9 Datensätze mehrfach anzeigen

    3.10 Nummerierung von Datensätzen

    3.11 Reflexive 1:n-Beziehungen

    3.12 Reflexive m:n-Beziehungen

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