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4.1 Formulare in Access 2007

4.1.1 Anlegen eines Formulars

Das schnelle Anlegen von Formularen erfolgt in Access 2007 mit dem passenden Ribbon-Befehl auf Basis des aktuell markierten Tabellen- oder Abfrage-Objekts. Die Ribbon-Einträge befinden sich sämtlich im Bereich Erstellen|Formulare.

Die einfachste Variante mit der Bezeichnung Formular erstellt automatisch ein einfaches Formular in der Ansicht Einzelnes Formular. Dabei berücksichtigt diese Funktion eventuelle Unterdatenblätter und legt dafür passende Unterformulare auf Basis der verknüpften Tabellen an.

Mit dem Eintrag Erstellen|Formulare|Geteiltes Formular legen Sie ein geteiltes Formular an, das gleichzeitig eine Liste der Datensätze der zugrunde liegenden Tabelle oder Abfrage und die Detailansicht des aktuell ausgewählten Datensatzes anzeigt. Mehr zu geteilten Formularen erfahren Sie weiter unten in 4.1.3, »Geteilte Formulare«.

Weitere Ribbon-Schaltflächen verheißen das schnelle Anlegen der gängigen Ansichten. Wer's manuell mag, der klickt direkt auf den Ribbon-Eintrag Erstellen|Formulare|Formularentwurf und legt selbst Hand an.

Gebundene und ungebundene Formulare

Üblicherweise verwendet man in Access Formulare, um Daten aus den zugrunde liegenden Tabellen anzuzeigen, und das bedeutet, dass man das Formular an eine Tabelle oder Abfrage bindet. Dazu stellt man die Eigenschaft Datensatzquelle entweder auf den Namen einer Tabelle, den Namen einer Abfrage oder einen passenden SQL-Ausdruck ein.

Natürlich kann es auch ungebundene Formulare geben - etwa, um den Benutzer mit einem Startdialog einige nützliche Hinweise mit auf den Weg zu geben, dem Benutzer statt eines Ribbons ein Übersichtsformular zum Steuern der Anwendung zu bieten oder Informationen abzufragen - beispielsweise Such- oder Filterkriterien für die Anzeige von Daten in Formularen oder Berichten. Solche Formulare unterscheiden sich lediglich durch das Leerlassen der Eigenschaft Datensatzquelle von gebundenen Formularen.

Gebundene Felder über die Feldliste anlegen

Wenn Sie sich entschieden haben, ein Formular von Grund auf selbst anzulegen (also ohne eine der Funktionen zum automatischen Einfügen etwa von Feldern oder der Datensatzquelle), gehen Sie folgendermaßen vor: Nach dem Auswählen der Datensatzquelle können Sie die darin enthaltenen Felder auf dem Formular platzieren. Wie Sie diese anordnen, hängt im Wesentlichen davon ab, wie Sie die Daten darstellen möchten und welchen Zweck das Formular hat. Grundsätzlich geschieht das aber immer gleich:

  • Aktivieren Sie die Entwurfs- oder die Layoutansicht des Formulars.
  • Klicken Sie auf den Ribbon-Eintrag Entwurf|Tools|Vorhandene Felder hinzufügen, um die Feldliste anzuzeigen.
  • Ziehen Sie die benötigten Felder aus der Feldliste (auch per Mehrfachauswahl) auf den gewünschten Bereich des Formulars. Welche Bereiche es gibt und wozu diese dienen, erfahren Sie weiter unten.
  • Die Feldliste zur Auswahl der anzuzeigenden Felder hat sich im Vergleich zu älteren Access-Versionen stark verändert. Zwar zeigt sie noch die Felder der ausgewählten Datensatzquelle an, aber anders als gewohnt (siehe Abbildung 4.1): Die eigentliche Feldliste im oberen Bereich enthält nicht nur die Felder der Datensatzquelle, sondern auch noch die Angabe der passenden Tabelle. Im mittleren Bereich zeigt Access direkt mit der Datensatzquelle verknüpfte Tabellen und ihre Felder an (falls Sie im Beziehungen-Fenster entsprechende Beziehungen angelegt oder den Nachschlageassistenten damit betraut haben) und im unteren Bereich die übrigen Tabellen. Falls die Feldliste nur die Felder der aktuellen Datensatzquelle anzeigt, können Sie die Ansicht mit einem Klick auf die Schaltfläche Alle Tabellen anzeigen erweitern.

    Abbildung 4.1: Auswahl der im Formular anzuzeigenden Felder

    Bei Feldern aus verknüpften Tabellen fügt Access diese Tabellen einfach der Datensatzquelle hinzu, indem es den passenden SQL-Ausdruck in der Eigenschaft Datensatzquelle anpasst, bei nicht verknüpften Tabellen ist noch ein wenig Handarbeit notwendig: Sie müssen dann in einem Dialog angeben, über welches Feld ein Bezug hergestellt werden soll (siehe Abbildung 4.2).

    Prinzipiell stellen Sie mit diesem Dialog nachträglich eine Verknüpfung her (wenn auch nur auf Datensatzquellen-Ebene), die in der zugrunde liegenden Abfrage gespeichert wird. Das ist ein interessantes Werkzeug, wenn man mal eben ein Feld nachreichen möchte, das man beim Anlegen der Datensatzquelle vergessen hat. Die Frage ist, ob dies bei Tabellen, die noch nicht verknüpft sind, sinnvoll ist - und gerade dazu ist der Dialog wohl vorgesehen.

    Das Hinzufügen von Feldern aus bereits verknüpften Tabellen hingegen kann eine echte Erleichterung sein: Wie oft passiert es, dass man Felder etwa aus Lookup-Tabellen wie einer Anrede-Tabelle beim Zusammenstellen der Datensatzquelle außer Acht lässt und diese sonst nachträglich anpassen müsste. Das geht nun schon wesentlich schneller, indem man einfach das passende Feld aus dem mittleren Bereich der Feldliste in den Entwurf zieht.

    Abbildung 4.2: Nachträgliches Hinzufügen von Feldern aus nicht verknüpften Tabellen

    Felder über Steuerelemente anlegen

    Der zweite Weg, ein gebundenes Feld anzulegen, ist ein wenig aufwändiger. Er ist sinnvoll, wenn Sie kein Textfeld für die Anzeige des Feldinhaltes benötigen, sondern auf ein anderes Steuerelement zurückgreifen möchten. Bei Kombinations- und Listenfeldern kann man dem vorbeugen, indem man die Nachschlage-Eigenschaften des zugrunde liegenden Feldes entsprechend vorbereitet (mehr dazu in Kapitel 2, Abschnitt 2.1.5, »Beziehungen herstellen« und folgende).

    Auch für Boolean-Felder legt Access automatisch ein Kontrollkästchen an. Vielleicht möchten Sie aber auch einmal eine Optionsgruppe anlegen, um die Werte eines Zahlenfeldes abzubilden, oder Sie benötigen ein Kombinations- oder Listenfeld, ohne dass Sie die Nachschlage-Eigenschaften des Tabellenfelds entsprechend eingestellt haben. Dann klicken Sie einfach auf die passende Schaltfläche im Ribbon-Bereich Entwurf|Steuerelemente und platzieren das Steuerelement dann im Formular. Um das Steuerelement an das gewünschte Feld zu binden, stellen Sie seine Eigenschaft Steuerelementinhalt auf den passenden Feldnamen der Datensatzquelle ein. Weitere Informationen hierzu finden Sie in Kapitel 5, »Steuerelemente«.

    Formularbereiche

    Der meistverwendete Formularbereich ist vermutlich der Detailbereich. Er enthält in der Regel die an die Datensatzquelle gebundenen Steuerelemente - eben jene Felder, die Sie aus der Feldliste auf das Formular ziehen können. Die hier enthaltenen Felder zeigt Access in allen Ansichten an - in manchen sogar nur diese Felder und keine Steuerelemente der anderen Bereiche.

    Formulare können außerdem einen Formularkopf und einen Formularfuß aufweisen. Der Formularkopf ist beispielsweise gut für die Anzeige von Überschriften, berechneten Werten wie dem Systemdatum oder Steuerelementen wie Schaltflächen geeignet.

    Der Formularfuß enthält oft Ergebnisse von Berechnungen wie etwa der Anzahl der im Detailbereich angezeigten Datensätze oder einer Rechnungssumme. Dort können Sie auch - wie in vielen Windows-Anwendungen - die Schaltflächen zum Steuern des Formulars unterbringen. Viele Benutzer sind es gewohnt, dort Schaltflächen mit Beschriftungen wie OK oder Abbrechen zu finden.

    Die Bereiche Seitenkopf und Seitenfuß sind nur interessant, wenn Sie Formulare ausdrucken wollen. Für das Ausdrucken von Daten sind unter Access aber Berichte verantwortlich; sie bieten auch wesentlich bessere Möglichkeiten zur optimalen Darstellung der Daten. Daher behandelt dieses Buch diese Bereiche an dieser Stelle nicht weiter.

    Das Ein- und Ausblenden der verschiedenen Formularbereiche erledigen Sie entweder mit den Kontextmenüeinträgen Seitenkopf/-fuß und Formularkopf/-fuß oder mit den Ribbon-Einträgen im Bereich Anordnen|Einblenden/Ausblenden.

    Nächster Abschnitt:

    4.1.2 Formularansichten

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