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4.1.3 Geteilte Formulare

4.1.4 Hilfreiche Funktionen für den Formularentwurf

Access 2007 bietet einige neue Funktionen zum Entwerfen von Formularen.

Automatische Layouts

Wenn Sie Steuerelemente und ihre Beschriftungsfelder in Tabellenform anordnen möchten, können Sie einfach alle betroffenen Elemente markieren und dann einen der Ribbon-Einträge Anordnen|Layout bestimmen|Tabelle oder Anordnen|Layout bestimmen|Gestapelt auswählen. Diese Funktionen stehen in der Entwurfs- und der Layoutansicht zur Verfügung. Access ordnet die Steuerelemente dann wie in Abbildung 4.10 (Ausrichtung: Tabelle) oder wie in Abbildung 4.11 (Ausrichtung: gestapelt) an.

Es handelt sich hierbei aber nicht nur um das automatische Anordnen, denn Access fügt gleichzeitig eine Art Rahmen hinzu, der die Positionen der enthaltenen Steuerelemente wahrt. Außerdem bietet dieser Rahmen die Möglichkeit, dass Sie die Reihenfolge der Steuerelemente neu sortieren, ohne sich um die Wahrung der Abstände und der Position kümmern müssen. Markieren Sie dazu einfach das zu verschiebende Feld und ziehen Sie es an die gewünschte Stelle. Eine orange Linie zeigt dabei an, wo Access das Steuerelement platziert.

Bei der tabellarischen Ausrichtung übernimmt Access automatisch die Aufgabe, die Feldbezeichnungen als Spaltenköpfe in den Formularkopf zu kopieren.

Wenn Sie einzelne Elemente einer Gruppe von gemeinsam ausgerichteten Steuerelementen individuell anpassen möchten, müssen Sie mit Einschränkungen leben: In der tabellarischen Ausrichtung können Sie nur die Breite und in der gestapelten Ausrichtung nur die Höhe der einzelnen Steuerelemente anpassen.

Das ist aber nicht schlimm: Wenn Sie die Steuerelemente mit einer der Ausrichten-Funktionen positioniert haben, können Sie den Layoutrahmen wieder entfernen, indem Sie diesen markieren und den Ribbon-Eintrag Anordnen|Layout bestimmen|Entfernen betätigen. Danach können Sie manuell Hand an die Steuerelemente anlegen, um etwa die Breite des PLZ-Felds in Abbildung 4.11 zu verringern.

Abbildung 4.10: Felder mit tabellarischer Ausrichtung

Abbildung 4.11: Felder in der »gestapelten« Ausrichtung

Den Layoutrahmen markieren Sie im Übrigen mit einem Klick auf das kleine Kreuz, das nach einem Klick auf eines der enthaltenen Steuerelemente erscheint (siehe Abbildung 4.12).

Abbildung 4.12: Mit dem Kreuz links oben markieren Sie das komplette Layout

Sie können dem Layout auch nachträglich einzelne Steuerelemente hinzufügen oder Steuerelemente daraus entfernen. Zum Hinzufügen ziehen Sie einfach das passende Steuerelement an die gewünschte Stelle im Layout, zum Entfernen markieren Sie das betroffene Steuerelement und klicken anschließend auf die Ribbon-Schaltfläche Anordnen|Layout bestimmen|Entfernen. Nach dem Entfernen verbleibt das entfernte Steuerelement an Ort und Stelle und die daneben oder darunter befindlichen Steuerelemente rücken an dessen Platz. Sie müssen auf einem Layout entfernte Steuerelemente also noch manuell verschieben, damit diese nicht mit den Steuerelementen des Layouts überlappen.

Die Layoutansicht sollte dem Entwickler einer Datenbank vorbehalten sein. Sie sollten daher entweder die Eigenschaft Layoutansicht zulassen für die gewünschten Formulare auf Nein einstellen oder die Ansicht für die komplette Datenbank deaktivieren, indem Sie in den Access-Optionen die Eigenschaft Aktuelle Datenbank|Anwendungsoptionen|Layoutansicht für diese Datenbank aktivieren auf Ja einstellen. In VBA können Sie dieses Feature mit der Eigenschaft AllowLayoutView des Formulars aktivieren und deaktivieren.

Berechnungen in der Datenblattansicht

In Tabellen, Abfragen und Formularen steht nun für die Datenblattansicht eine neue Funktion zum Durchführen von Berechnungen und zur Anzeige ihrer Ergebnisse bereit. Da der Benutzer Ihrer Datenbank keinen Kontakt mit der Datenblattansicht der Tabellen und Abfragen haben soll, ist dies ein Fall für das Formulare-Kapitel. Wie weiter oben erwähnt, erscheinen Daten in der Datenblattansicht meist in Form von Unterformularen in der Datenblattansicht - ein Formular in der Datenblattansicht allein macht wenig Sinn, da man beispielsweise keine zusätzlichen Steuerelemente wie Schaltflächen dort unterbringen kann.

Ob nun in einem Formular oder in einem Unterformular: Sie können einem Datenblatt eine Zeile mit Berechnungen hinzufügen, indem Sie es in der Entwurfs- oder Layoutansicht markieren und im Ribbon die Schaltfläche Start|Datensätze|Summen anklicken. Schon erscheint die gewünschte Zeile in der Tabelle und Sie müssen nur noch das Feld und die Berechnungsmethode festlegen (siehe Abbildung 4.13). Praktischerweise bleibt die Berechnungszeile am unteren Rand des Datenblatts »kleben« und wird nicht nach unten weggeschoben, wenn das Datenblatt mehr Datensätze enthält, als es gleichzeitig anzeigen kann.

Abbildung 4.13: Auswahl einer Berechnungsart für das Feld »Betrag«

Access stellt je nach dem Datentyp des Feldes unterschiedliche Funktionen zur Verfügung. Bei Zahlen stehen naturgemäß mehr Varianten bereit als für Textfelder - hier gibt es lediglich die Möglichkeit, die Anzahl der Einträge auszugeben. Wie für viele neue Features von Access 2007 gilt: Probieren Sie es einfach aus, es geht ganz leicht.

Nächster Abschnitt:

4.1.5 Sonstige Neuerungen

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