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Für unbestimmte Zeit bieten Addison-Wesley und André Minhorst den kompletten Inhalt des Buchs als Download an. Schauen Sie rein und informieren Sie sich über den Inhalt! Und wenn Ihnen das Buch nützlich erscheint und Sie glauben, dass Sie etwas gelernt haben oder durch das Gelesene sogar etwas Zeit und somit Geld bei Ihrer Arbeit einsparen konnten, können Sie sich ja beim Autor und beim Verlag revanchieren - beispielsweise durch den Kauf dieses Buchs.

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4.5 Abbildung verschiedener Beziehungsarten

4.5.1 Einfache Daten in der Detailansicht

Die Daten aus einzelnen Tabellen oder einfachen Abfragen lassen sich mit wenigen Schritten in einem Formular darstellen. Üblicherweise sind hier zwei Darstellungen gefragt: Detailansichten oder Übersichtslisten.

Detailansichten dienen dazu, die sich oft über viele Felder erstreckenden Daten in einer Form anzuzeigen, die die Daten einerseits vernünftig strukturiert und andererseits eine komfortable Bearbeitung ermöglicht. Übersichtslisten dienen selten dazu, die Daten kompletter Tabellen anzuzeigen - es sei denn, diese enthalten nicht besonders viele Felder. Wenn der Benutzer scrollen muss, um alle Felder eines Formulars sehen zu können, ist die Menge der angezeigten Felder zu groß. Meist dienen solche Übersichtslisten dazu, wichtige Informationen zu den angezeigten Datensätzen sowie die Anzeige einer Detailansicht zu bieten.

Übersichtlisten gibt es in drei Formen: als Endlosformular, Datenblattansicht oder in geteilten Formularen.

Detailansicht einfacher Daten in Formularen

Die Erstellung einer Detailansicht einfacher Daten läuft in folgenden Schritten ab:

  • Anlegen eines neuen, leeren Formulars
  • Festlegen der Datensatzquelle im Eigenschaftsfenster
  • Einfügen der benötigten Felder (Ribboneintrag Entwurf|Tools|Vorhandene Felder hinzufügen, siehe Abbildung 4.20)
  • Anpassen und Ausrichten der Felder und Anpassen der Beschriftungen
  • Das ist im Prinzip einfach. Wichtig ist lediglich, dass Sie beim Anlegen der Datensatzquelle in Schritt 2 darauf achten, dass die Datensatzquelle nur die Felder enthält, die Sie auch wirklich benötigen.

    Abbildung 4.20: Das Hinzufügen der Einträge der Feldliste in das Formular kann durch Ziehen mit der Maus erfolgen

    Muss man in Detailansichten blättern können?

    Die oben erstellte Detailansicht enthält einige Elemente, die die Navigation in den Datensätzen des Formulars erleichtern:

  • Bildlaufleisten
  • Datensatzmarkierer
  • Navigationsschaltflächen
  • Das Formular aus Abbildung 4.21 enthält all diese Elemente. Die Frage ist nun: Welche davon benötigen Sie in einer Detailansicht? Was zu einer anderen Frage führt: Was macht der Benutzer eigentlich mit dieser Detailansicht? Nun, er soll die Details eines Datensatzes betrachten und gegebenenfalls die enthaltenen Daten ändern beziehungsweise neue Datensätze anlegen oder bestehende löschen können. Soll er mit der Navigationsleiste arbeiten, um innerhalb der Datensätze zu navigieren? Seit Access 2007 vielleicht: Immerhin befindet sich dort ein Suchen-Feld.

    Optimal wäre es trotzdem, wenn der Benutzer die oben genannten Elemente gar nicht benötigt, sondern mit anderen Mitteln zu einem gesuchten oder einem neuen Datensatz gelangt - immerhin ist nicht jeder Benutzer mit diesen Steuerelementen vertraut und intuitiv zu bedienen sind sie auch nicht unbedingt.

    Abbildung 4.21: Die Formularansicht des Detailformulars

    Angenommen, der Benutzer benötigt diese zusätzlichen Elemente gar nicht: Dann zeigen Sie diese doch gar nicht an. Drei Mausklicks im Eigenschaftsfenster der Entwurfsansicht des Formulars, einer noch, wenn das Formular beim Öffnen zentriert angezeigt werden soll, was immer Sinn macht, und noch eine Beschriftung hinzufügen - blitzschnell sieht das Eigenschaftsfenster wie in Abbildung 4.22 und das Formular wie in Abbildung 4.23 aus.

    Abbildung 4.22: Eigenschaften eines Formulars ...

    Abbildung 4.23: ... ohne unnötigen Schnickschnack (»frmKontakteDetailansicht«)

    Navigation und Aktion in Detailformularen

    Nun fehlen noch die Möglichkeiten zum Auswählen eines Datensatzes, zum Anlegen eines neuen und Löschen des bestehenden Datensatzes. Nur: Müssen diese Elemente auf das Detailformular? Das ist sicher Geschmackssache, aber Sie sollten sich für eine der folgenden beiden Möglichkeiten entscheiden: Entweder Sie verwenden nur eine OK- und eine Abbrechen-Schaltfläche oder Sie fügen neben einer Möglichkeit zur Auswahl von Datensätzen auch noch je eine Schaltfläche zum Löschen und zum Anlegen von Datensätzen hinzu. Nachfolgend finden Sie eine Beschreibung der ersten Variante. Die Schaltflächen zum Auswählen, Anlegen und Löschen eines Datensatzes werden in Zusammenhang mit den unten beschriebenen Übersichtsformularen in der Endlos- und der Datenblattansicht beschrieben.

    OK- und Abbrechen-Schaltflächen

    Diese beiden Schaltflächen lösen jeweils Prozeduren mit nur einer Zeile VBA-Code aus. Legen Sie die beiden Schaltflächen an, stellen Sie die Eigenschaft Beschriftung auf die Werte OK und Abbrechen und die Eigenschaft Name auf die Werte cmdOK und cmdAbbrechen ein. Legen Sie dann für beide je eine Prozedur für die Ereigniseigenschaft Beim Klicken an (siehe Abbildung 4.24):

    Private Sub cmdOK_Click()
         DoCmd . Close acForm, Me.Name
    End Sub

    Private Sub cmdAbbrechen_Click()
        Me. Undo
         DoCmd .Close acForm, Me.Name
    End Sub

    Listing 4.4: Schließen mit und ohne Übernahme der Änderungen

    Die OK-Schaltfläche sorgt in der Regel nur dafür, dass ein Formular geschlossen wird. Es gibt aber auch Ausnahmen: Wenn ein Formular geöffnet wurde, um Daten zu ermitteln, die in der aufrufenden Routine weiter verarbeitet werden sollen, müssen diese vor dem Schließen natürlich erst abgefragt werden. Wie dies funktioniert, erfahren Sie weiter unten in Abschnitt 4.6, »Von Formular zu Formular«.

    Abbildung 4.24: Anlegen der Beim Klicken-Ereigniseigenschaft für eine Schaltfläche (»frmDetailansicht«)

    Nächster Abschnitt:

    4.5.2 Einfache Daten in der Übersicht mit Endlos formularen

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