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Für unbestimmte Zeit bieten Addison-Wesley und André Minhorst den kompletten Inhalt des Buchs als Download an. Schauen Sie rein und informieren Sie sich über den Inhalt! Und wenn Ihnen das Buch nützlich erscheint und Sie glauben, dass Sie etwas gelernt haben oder durch das Gelesene sogar etwas Zeit und somit Geld bei Ihrer Arbeit einsparen konnten, können Sie sich ja beim Autor und beim Verlag revanchieren - beispielsweise durch den Kauf dieses Buchs.

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6.8.3 Unterberichte über mehrere Seiten

6.9 Rechnungserstellung mit Berichten

Das Ausgeben von Rechnungen ist vermutlich einer der am meisten genutzten Anwendungsfälle von Berichten in Access. Deshalb und auch weil Rechnungsberichte eine Menge Möglichkeiten zum Vorstellen verschiedener Techniken bieten, finden Sie nachfolgend ein ausführliches Beispiel zum Erstellen von Rechnungen mit Access-Berichten. Als Grundlage verwenden Sie die Bestelldaten aus der Nordwind-Datenbank. Welche Tabellen Sie für die dem Bericht zugrunde liegende Abfrage benötigen, lässt sich mit einem Blick auf eine herkömmliche Rechnung herausfinden. Für die Anschrift des Kunden benötigen Sie die Kunden-Tabelle, den Rest erledigen die in einer m:n-Beziehung stehenden Tabellen tblBestellungen, tblBestelldetails und tblArtikel. Damit der Kunde weiß, an wen er sich bei Fragen wenden kann, nehmen Sie noch die Tabelle tblPersonal hinzu, die ebenfalls mit der Tabelle tblBestellungen verknüpft ist. Die Datensatzquelle sieht schließlich wie in Abbildung 6.40 aus.

Abbildung 6.39: Mit dieser Einstellung erscheint der Kopfbereich der Gruppierung auch auf den Folgeseiten

Abbildung 6.40: Datensatzquelle für den Rechnungsbericht

Den aktuellen Steuergesetzen entsprechend wurde der Tabelle Bestellung noch ein Feld namens Rechnungsnummer hinzugefügt. Das Feld hat den Datentyp Text, um auch Zeichen wie Bindestriche oder Schrägstriche zu ermöglichen.

Wie Sie die Rechnungsnummer ermitteln, bleibt Ihnen überlassen. Eine Rechnungsnummer muss aber auf jeden Fall eindeutig sein.

Manch einer verwendet eine bei 1 startende Nummerierung in Zusammenhang mit der Jahreszahl (zum Beispiel »2005-01«); andere lassen die Kundennummer in die Rechnungsnummer einfließen. Wer wichtig wirken möchte, verwendet eine Rechnungsnummer wie »950 752 0642«.

In der Beispieltabelle Bestellungen ist die Rechnungsnummer schlicht eine Kombination aus dem Datum der Rechnungstellung und dem Primärschlüssel der Tabelle (etwa »20051009-11077«).

So können Sie auch einmal nur einfach in den Ordner mit Rechnungen schauen, wenn ein Kunde (oder der Steuerprüfer) dazu eine Frage hat - vorausgesetzt dort liegen die Rechnungen in chronologischer Reihenfolge vor ...

Außerdem wurde die Tabelle Artikel um ein Feld namens Mehrwertsteuer erweitert, das durchgängig den Wert 7% enthält. Die Abfrage selbst wurde um ein berechnetes Feld namens Bruttopreis ergänzt, das den Bruttopreis einer jeden Position enthält (siehe Auflistung).

Sie verwenden in diesem Bericht folgende Felder:

  • Tabelle tblArtikel: Artikelname, Liefereinheit, Mehrwertsteuer
  • Tabelle tblBestelldetails: Einzelpreis, Anzahl, Rabatt
  • Tabelle tblBestellungen: BestellungID, Bestelldatum, Versanddatum, VersandUeber, Frachtkosten, Empfaenger, Strasse, Ort, PLZ, Bestimmungsland, Rechnungsnummer
  • Tabelle tblKunden: Firma, Kontaktperson, Strasse, Ort, PLZ, Land
  • Tabelle tblPersonal: Nachname, Vorname, Anrede, DurchwahlBuero
  • Berechnetes Feld Bruttopreis: [tblBestelldetails].[Einzelpreis]*[tblBestelldetails].[Anzahl]* ([tblBestelldetails].[Rabatt]+1)*([tblArtikel].[Mehrwertsteuer]+1)
  • Berechnetes Feld Netto: [tblBestelldetails.Einzelpreis]*[Anzahl]*(1+[Rabatt])
  • Berechnetes Feld MwStBetrag: [tblBestelldetails.Einzelpreis]*[Anzahl]*(1+[Rabatt])*[Mehrwertsteuer]
  • Die letzten beiden Felder werden nicht in der Auflistung der Positionen angezeigt, sondern dienen nur der Ermittlung der Summe der Nettopreise und der Mehrwertsteuer am Ende der Rechnung.

    Nächster Abschnitt:

    6.9.1 Konzept für die Erstellung des Berichts

    Unterabschnitte des aktuellen Abschnitts:

        6.9.1 Konzept für die Erstellung des Berichts

        6.9.2 Erstellen des Gruppenkopfs

        6.9.3 Anlegen des Detailbereichs

        6.9.4 Berechnungen in Berichten oder Berechnungen in Formularen

        6.9.5 Summenbildung im Fußbereich der Gruppierung

        6.9.6 Feinheiten: Zwischensumme und Übertrag

        6.9.7 Überschriften für Folgeseiten und Rechnungsübertrag

        6.9.8 Rechnungsentwurf im Zusammenhang und Restarbeiten

    © 2006-2008 André Minhorst Alle Rechte vorbehalten.