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6.9 Rechnungserstellung mit Berichten

6.9.1 Konzept für die Erstellung des Berichts

Bevor Sie sich an die Erstellung eines Berichts machen, sollten Sie die Daten in Gedanken (oder auch auf dem Papier) kurz auf die einzelnen Bereiche eines Berichts aufteilen und sich überlegen, welche Daten etwa nur auf der ersten Seite angezeigt werden, was passiert, wenn so viele Datensätze vorhanden sind, dass der Bericht über mehrere Seiten geht, und so weiter.

Im vorliegenden Fall haben Sie es mit einem ziemlich großen Berichtskopf zu tun: Dieser enthält den kompletten Briefkopf, die Anschrift des Kunden, Lieferdaten und so weiter. Moment: Ist das wirklich so? Wenn der Berichtskopf bereits kundenspezifische und damit rechnungsspezifische Daten enthält, dann können Sie nur eine Rechnung je Bericht ausgeben. Warum? Weil der Berichtskopf nur einmal je Bericht angezeigt wird. Wenn Sie aber mal einen ganzen Schwung Rechnungen ausdrucken möchten, haben Sie ein Problem: Sie müssen dann schon den gleichen Bericht mehrere Male aufrufen. Natürlich geht das auch, aber in diesem Fall sollen Sie einen Bericht erstellen, der mehrere Rechnungen auf einen Rutsch anfertigen kann.

Also benötigen Sie eine Gruppierung über die einzelnen Bestellungen - als Gruppierungsfeld bietet sich das Feld BestellungID an. Im Gruppenkopf bringen Sie nun alles unter, was Sie sonst in den Berichtskopf packen wollten - Briefkopf, Anschrift, Bestelldaten wie Bestellnummer und so weiter.

Die einzelnen Positionen gehören - ganz klar - in den Detailbereich. Darüber benötigen Sie Feldüberschriften: Diese können Sie auf der ersten Seite direkt im Gruppenkopf unterbringen, auf den folgenden Seiten im Seitenkopf. Dieser darf dann wiederum nicht auf der ersten Seite angezeigt werden - dazu später mehr. Nach der letzten Rechnungsposition folgt noch die Rechnungssumme.

Dafür bietet sich der Berichtsfuß an. Auf der Seite mit dem Berichtsfuß soll wiederum kein Seitenfußbereich angezeigt werden. Wenn Sie dem Kunden ein wenig mehr Komfort bieten möchten, sorgen Sie auch noch für eine Zwischensumme und einen Übertrag. Die Zwischensumme gehört mit in den Seitenfuß, der Übertrag in den Seitenkopf - dieser erscheint aber nur auf den Seiten, die keinen Gruppierungskopf anzeigen.

Sie sehen - eine Rechnung ist nicht gerade der trivialste Bericht, der sich mit Access erstellen lässt, und er enthält noch nicht einmal Gruppierungen.

Nächster Abschnitt:

6.9.2 Erstellen des Gruppenkopfs

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